Präsentation exportieren
Das Export-Panel exportiert genau die gewünschten Folien als PDF, PowerPoint oder Bild — direkt in eine Datei, als E-Mail-Anhang oder in die Zwischenablage. Es kennt Abschnitte (Sections), versteckte Folien (auch solche, die nur über einen Zoom verlinkt sind), Folienbereiche und wiederverwendbare Presets.
Pro-Funktion
Der Präsentations-Export ist ab der Pro-Lizenz verfügbar (Trial eingeschlossen). Ohne Pro öffnet sich beim Klick der Lizenz-Bereich.
Öffnen
Im Menüband PPPTools → Gruppe „Export":
- Export Presentation — öffnet das Export-Panel rechts.
- Presets ▾ — führt ein gespeichertes Preset mit einem Klick aus (siehe Presets).
Was exportieren
| Auswahl | Bedeutung |
|---|---|
| Alle Folien | Die ganze Präsentation |
| Aktuelle Folie | Nur die gerade angezeigte Folie |
| Selektion | Die im Folienbereich markierten Folien (Ctrl/Shift-Klick) |
| Bereich | Freitext wie 1-5, 8, 12-15 |
| Nach Sections | Beliebige Abschnitte per Checkbox |
Max. Folie setzt eine Obergrenze (0 = kein Limit). Der Zähler „Wird exportiert" zeigt jederzeit live, wie viele Folien die aktuelle Auswahl ergibt.
Versteckte Folien
- Versteckte Folien einschliessen — nimmt alle ausgeblendeten Folien mit.
- Nur wenn in einem Zoom verlinkt — nimmt eine versteckte Folie nur dann mit, wenn sie über einen Folien-Zoom, Abschnitts-Zoom oder Zusammenfassungs-Zoom verwendet wird. Ideal, um Zoom-Ziele im PDF zu behalten, ohne alle versteckten Folien mitzuschleppen.
Format & Ziel
| Format | Ergebnis |
|---|---|
| Ein PDF (mit gewähltem Ausgabe-Layout) | |
| PowerPoint | Eine neue .pptx nur mit den gewählten Folien |
| PNG / JPG | Ein Bild pro Folie (JPG, wenn der Dateiname auf .jpg endet, sonst PNG) |
| Ziel | Verhalten |
|---|---|
| Datei | Speichert in den gewählten Ordner (optional „Nach Export öffnen") |
| Erstellt einen Outlook-Entwurf mit der Datei als Anhang; Adresse/Betreff optional | |
| Datei + E-Mail | Speichert die Datei und hängt sie an einen Outlook-Entwurf — in einem Schritt |
| Zwischenablage | Bild (eine Folie) als Bild (in Word/Mail einfügbar); PDF/PowerPoint als Datei-Referenz (in Explorer/Outlook einfügbar) |
Ausgabe-Layout (nur PDF): Folien, Handzettel (1/2/3/4/6/9 pro Seite), Notizenseiten, Gliederung oder Aufbaufolien.
Datei & Platzhalter
Mit „Ordner + Name wie Präsentation" landet die Datei automatisch neben der Präsentation und trägt deren Namen — ideal für ein wiederverwendbares Preset (funktioniert für jede Präsentation, nicht nur für die, mit der du das Preset erstellt hast). Liegt die Präsentation auf SharePoint/OneDrive, wird dorthin geschrieben (in den lokal synchronisierten Ordner bzw. direkt in die Online-Ablage).
Kein Ausweich-Ordner
Kann nicht an den vorgesehenen Ort gespeichert werden, bricht der Export mit einer Fehlermeldung ab — die Datei landet nie unbemerkt in einem Ersatzordner.
Ohne diese Option sind Ordner und Dateiname frei wählbar. Im Namen sind Platzhalter möglich:
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{Präsentation} |
Name der Präsentation |
{Datum} |
Aktuelles Datum (JJJJ-MM-TT) |
{Zeit} |
Aktuelle Uhrzeit (SSMM) |
{Section} |
Gewählte Abschnitte (bei „Nach Sections") |
{Kunde}, {Thema}, … |
Beliebige Dokument-Eigenschaften der Präsentation |
Platzhalter sind nicht case-sensitiv und können frei kombiniert werden. Nicht gesetzte oder unbekannte Platzhalter werden einfach entfernt, ungültige Dateinamen-Zeichen ersetzt.
Beispiele:
| Muster | Ergebnis |
|---|---|
{Präsentation}_{Datum} |
Quartalsbericht_2026-07-14 |
{Kunde}_{Thema}_{Datum} |
Muster-AG_Strategie_2026-07-14 |
Angebot_{Kunde}_{Section} |
Angebot_Muster-AG_Einleitung-Analyse |
Eigene Felder wie {Kunde} und {Thema}
Solche Platzhalter greifen auf benutzerdefinierte Dokument-Eigenschaften der Präsentation zu — der Platzhaltername entspricht dem Eigenschaftsnamen. So legst du sie an:
- In PowerPoint Datei → Informationen.
- Rechts bei Eigenschaften auf Erweiterte Eigenschaften (bzw. „Eigenschaften anzeigen" → „Erweitert").
- Reiter Anpassen: Name eingeben (z.B.
Kunde), Wert eintragen (z.B.Muster AG), Hinzufügen. - Beliebig viele Felder ergänzen (
Thema,Projekt,Version…), dann OK.
Danach liefert {Kunde} im Dateinamen automatisch den hinterlegten Wert. Die Eigenschaften werden in der Datei gespeichert und reisen mit der Präsentation.
Erfassung wird noch komfortabler
Eine eigene Oberfläche zum bequemen Pflegen dieser Metadaten (Kunde, Thema, …) direkt in PPPTools ist geplant — bis dahin werden sie wie oben über die PowerPoint-Eigenschaften gesetzt.
Presets
Ein Preset speichert alle Einstellungen des Panels unter einem Namen — für Ein-Klick-Exporte.
- Aktuelle Einstellungen speichern… — legt aus den aktuellen Panel-Einstellungen ein Preset an.
- Laden — überträgt ein gespeichertes Preset zurück ins Panel.
- Löschen — entfernt das gewählte Preset.
Gespeicherte Presets erscheinen im Menüband unter Presets ▾ und werden dort direkt ausgeführt (bei Ziel E-Mail öffnet sich der Entwurf).
Beispiel: 1-Klick-Preset PDF an Mail
Format PDF, Ziel Datei + E-Mail, Option Ordner + Name wie Präsentation → als Preset speichern. Ein Klick im Menüband speichert das PDF neben der Präsentation und öffnet einen Outlook-Entwurf mit dem PDF im Anhang.
Presets mit Abschnitten
Ein Preset mit „Nach Sections" merkt sich die Abschnittsnamen. In einer anderen Präsentation ohne diese Abschnitte greift die Auswahl nicht — dann eine der anderen Auswahlarten verwenden.
Hinweise
- Die Präsentation muss gespeichert sein, bevor exportiert werden kann.
- Liegt die Präsentation online (SharePoint/OneDrive), wird der Zielordner auf einen lokalen Ordner gesetzt — bei Bedarf anpassen.