Admin-Guide
Der Admin-Modus gibt Administratoren Zugriff auf die Public-Bibliothek, den Freigabe-Workflow und die zentrale Konfiguration. Er wird über das Ribbon aktiviert und ist PIN-geschützt.
Voraussetzung: Public-Pfad konfigurieren
Der Ribbon-Button Admin Ansicht ist nur sichtbar, wenn ein Public-Netzwerkpfad konfiguriert ist. Den Pfad trägst du ein unter:
Admin-Tab → Settings → Administrator → Public Netzwerkpfad
Ohne konfigurierten Public-Pfad ist der Admin-Modus nicht verfügbar.
Admin-Ansicht aktivieren
- Im PowerPoint-Ribbon auf PPPTools → Admin Ansicht klicken
- Ersteinrichtung: Falls noch kein PIN festgelegt wurde, erscheint ein Setup-Dialog — neuen PIN eingeben und bestätigen (mindestens 4 Zeichen)
- Folge-Logins: PIN eingeben und mit OK bestätigen
- Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint der Admin-Tab in der Taskpane
Achtung
Im Admin-Modus werden alle gespeicherten Inhalte direkt in die Public-Bibliothek geschrieben. Änderungen sind sofort für alle Benutzer sichtbar (nach deren nächster Synchronisation).
Admin-Ansicht deaktivieren
Erneut auf PPPTools → Admin Ansicht klicken — der Admin-Tab verschwindet, die Ansicht wechselt zurück zu Snippets.
Admin-Tab — Übersicht
Der Admin-Tab gliedert sich in zwei Hauptbereiche:
| Bereich | Sub-Tabs | Inhalt |
|---|---|---|
| Review Center | Freigaben · Freigegeben · Abgelehnt | Freigabe-Workflow für eingereichte Inhalte |
| Settings | Administrator · Backup | Public-Pfad, PIN-Verwaltung, Datensicherung |
Review Center
Freigaben — eingereichte Inhalte prüfen
Benutzer können Snippets, Slides und Storylines aus ihrem privaten Bereich zur Aufnahme in die Public-Bibliothek einreichen. Diese erscheinen im Sub-Tab Freigaben.
Inhalt freigeben:
- Sub-Tab Freigaben öffnen
- Eintrag in der Liste auswählen
- Metadaten rechts prüfen und bei Bedarf anpassen
- ✓ Freigeben klicken — der Inhalt wird in die Public-Bibliothek übernommen und das Manifest aktualisiert
Inhalt ablehnen:
- Eintrag auswählen
- ✗ Ablehnen klicken
- Ein Eingabedialog erscheint — Ablehnungsgrund eingeben (optional, mehrzeilig). Mit Ablehnen bestätigen oder Abbrechen um den Vorgang zu stoppen.
- Der Einreicher erhält beim nächsten Öffnen der Taskpane einen Hinweis-Banner. Im Bereich Verwalten wird der Ablehnungsgrund direkt beim Status-Feld angezeigt.
Freigegeben — publizierte Inhalte verwalten
Der Sub-Tab Freigegeben listet alle Inhalte, die sich aktuell in der Public-Bibliothek befinden.
- Vorschau und Metadaten sind im rechten Bereich sichtbar
- ✗ Aus Public entfernen löscht den Inhalt aus der Public-Bibliothek und aktualisiert das Manifest
Abgelehnt — zurückgewiesene Einreichungen
Sub-Tab Abgelehnt zeigt alle Einreichungen, die bereits abgelehnt wurden, mit Ablehnungsdatum und — falls angegeben — dem Ablehnungsgrund (rot hervorgehoben im Detail-Panel).
Settings
Administrator
Der Sub-Tab Administrator enthält die zentrale Konfiguration des Admin-Bereichs.
Public Netzwerkpfad
Der freigegebene Netzwerkpfad, auf dem die Public-Bibliothek liegt.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Durchsuchen | Ordner im Dateisystem auswählen |
| Speichern | Pfad wird übernommen — bestehende Inhalte bleiben am alten Ort |
| Verschieben | Pfad wird übernommen und alle Public-Inhalte physisch in den neuen Ordner verschoben |
Achtung
Verschieben bewegt alle Dateien aus dem alten in den neuen Ordner (Snippets, Slides, Storylines, Pending-Einreichungen, Konfiguration). Stelle sicher, dass der Zielpfad erreichbar und beschreibbar ist.
Admin-PIN verwalten
Der PIN schützt den Admin-Modus. Er wird als SHA-256-Hash im Public-Share gespeichert — so können nur Personen mit Zugriff auf den Netzwerkpfad den PIN kennen.
PIN ändern:
- Aktueller PIN eingeben
- Neuer PIN eingeben (mindestens 4 Zeichen)
- PIN bestätigen (neuen PIN wiederholen)
- PIN speichern klicken
Hinweis
Der PIN ist für alle Admin-Zugänge auf diesen Public-Share gültig. Bei einer Ersteinrichtung (noch kein PIN vorhanden) entfällt das Feld „Aktueller PIN".
Backup
Der Sub-Tab Backup ermöglicht Export und Import von Inhalten und Einstellungen als ZIP-Datei.
→ Vollständige Dokumentation: Backup & Restore
Direkt im Admin-Modus erstellen
Inhalte können im Admin-Modus auch direkt über das Ribbon erstellt werden (Snippet/Slide speichern). Diese werden automatisch als Public klassifiziert und das Manifest wird aktualisiert — alle Benutzer erhalten die neuen Inhalte beim nächsten Sync.
Wertelisten verwalten
Admins pflegen die zentralen Auswahllisten für alle Metadatenfelder unter:
PPPTools → Settings → Wertelisten
Public Slide bearbeiten
Bestehende Public-Slides können im Admin-View direkt in PowerPoint bearbeitet und mit neuem Vorschaubild aktualisiert werden.
→ Slide bearbeiten — Admin-Workflow
Synchronisation
Benutzer synchronisieren automatisch beim Öffnen der Taskpane (maximal alle 5 Minuten). Das Manifest enthält eine Versionsnummer — hat sich diese geändert, werden neue/geänderte/gelöschte Public-Inhalte sowie aktualisierte Wertelisten übernommen.